Wydatki pracodawcy na posiłki dla pracowników w firmowych kosztach

Przedsiębiorca (osoba fizyczna) zatrudnia pracowników, którzy wykonują prace budowlane na otwartej przestrzeni w różnych porach dnia. W celu zwiększenia efektywności ich pracy oraz poprawy logistyki czasu pracy pracodawca zapewnia im posiłki w postaci zakupionych towarów spożywczych (konserw i innych produktów żywnościowych) wydawanych zamiennie za posiłki gorące bądź zakupionych posiłków w punktach gastronomicznych (barach, restauracjach, stołówkach, stacjach benzynowych itp.). Świadczenia te są przyznawane tylko w okresach faktycznej realizacji prac na budowach i należą się pracownikom obecnym w pracy. Zwiększenie wydajności pracowników przyspiesza realizację prac i wpływa bezpośrednio na wyniki ekonomiczne jednostki. Czy wydatki poniesione na zakup posiłków lub artykułów spożywczych z przeznaczeniem na posiłki dla pracowników można uznać za koszty uzyskania przychodów?

"(...) aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
   
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
   
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
   
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
   
• został właściwie udokumentowany,
   
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (o pdof - Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm. - przyp. red.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

(...) Objęcie wszystkich pracowników realizujących zadania budowlane bezpośrednio na placach budów posiłkiem ma na celu zwiększenie wydajności oraz poprawę »logistyki czasu pracy«, co przekłada się na przyspieszenie tempa realizacji prac, a tym samym wpływa bezpośrednio na wyniki ekonomiczne jednostki. Posiłki profilaktyczne przyznawane są tylko w okresach faktycznej realizacji prac na budowach i należą się pracownikom obecnym w pracy i świadczącym pracę.

Realizacja decyzji Podatnika ma się odbywać poprzez:

1) zakup towarów spożywczych, takich jak konserwy i inne produkty żywnościowe spożywane w przerwach w pracy, a wydawane zamiennie za posiłki gorące,

2) zakup posiłków w punktach gastronomicznych, takich jak bary, restauracje, stołówki, stacje benzynowe itp.

Dokonując analizy, czy powyższe wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodów, musimy sprawdzić, czy nie znajdują się one w art. 23 ustawy o PIT. W świetle art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W niniejszej sprawie powyższy przepis na pewno nie ma zastosowania. Zakup posiłków czy też artykułów spożywczych dla pracowników na pewno nie ma charakteru reprezentacyjnego.

Reprezentacja jest to stworzenie wizerunku firmy (...), wykreowanie pozytywnych relacji np. z kontrahentami. Oceny, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy dokonywać przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

(...) W niniejszym przypadku zakup artykułów spożywczych, jak i posiłków dla pracowników ma swoje uzasadnienie ekonomiczne. Ma wpłynąć na zwiększenie wydajności pracy zatrudnionych pracowników. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. W tym przypadku powyższy związek zachodzi. Zakupy nie mają więc charakteru reprezentacyjnego.

Podsumowując, w tak przedstawionym stanie faktycznym opisane (...) wydatki na zakup posiłków oraz artykułów spożywczych (takich jak np. konserwy) mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i nie podlegają one wyłączeniu wskazanym w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 listopada 2017 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.208.2017.1.MW)