Prawa i obowiązki użytkownika kasy fiskalnej

Zawiadomienie o liczbie kas

Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy przez podatnika poprzedzone jest złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Przed tym terminem nastąpić powinna również fiskalizacja kasy. Dokonywana jest ona przez serwisanta kas.

Cel złożenia zawiadomienia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania związany jest z faktem, iż prawodawca w § 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2017 r. poz. 2454) zezwala podatnikowi na instalowanie kas w kilku etapach. W myśl tego przepisu, podatnicy są obowiązani do rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, które zostały zgłoszone przez podatnika do urzędu skarbowego, zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy powinni zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania, wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia, o którym mowa w art. 111 ust. 4 ustawy.

Rozpoczęcie ewidencjonowania na takich zasadach przedłuża odpowiednio okres zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zawiadomienie o liczbie i miejscu (adresie używania kas) może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy, pod warunkiem że zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Zawiadomienie to jest niezbędne do uzyskania przez podatnika prawa do odliczenia lub zwrotu części kwoty wydatkowanej na zakup kasy, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT. W myśl bowiem § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163), podatnik może dokonać tego odliczenia, jeśli złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować do ewidencjonowania i miejscu (adresie) ich używania. Zawiadomienie to powinno być złożone przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgłoszenie danych o kasie

"Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy" stanowi drugi dokument, który podatnik instalujący kasę fiskalną musi złożyć. Jego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas.

Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego wynika z art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy rozpoczynający ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Natomiast z zapisu § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas wynika, że zgłoszenie to powinno być dokonane w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

W oparciu o zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien w sposób trwały nanieść na jej obudowę. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

W tym samym terminie zgłoszenia, na dokumencie określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas, dokonuje podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas.

W przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jedną kasę rejestrującą, zawiadomienie dokonane na formularzu "Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy" (według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia) nie jest tożsame z zawiadomieniem o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania (załącznik nr 1 do rozporządzenia). W takim przypadku niezłożenie w wymaganym terminie zawiadomienia według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy.

Podkreślić należy, że aby skorzystać z ulgi na zakup kasy, podatnik musi spełnić wszystkie warunki określone w rozporządzeniu w sprawie odliczeń, a jednym z nich jest złożenie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas, zawiadomienia o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania.

Natomiast złożenie zgłoszenia danych dotyczących kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego po upływie 7 dni od dnia jej fiskalizacji, nie skutkuje utratą prawa do skorzystania z ulgi. Takie też stanowisko zaprezentował przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 19 marca 2014 r., nr IPTPP4/443-5/14-2/BM stwierdzając, że zachowanie 7-dniowego terminu do zgłoszenia danych dotyczących kasy naczelnikowi urzędu skarbowego nie jest jednym z wymogów koniecznych do uzyskania prawa do ulgi z tytułu zakupu tej kasy.

Wzory formularzy dotyczące kas fiskalnych dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatek VAT.

Ulga na zakup kasy

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Szczegółowe zasady odliczania kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących wynikają z rozporządzenia w sprawie odliczeń.

Aby podatnik mógł skorzystać z przysługującej mu ulgi, musi:

• posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
   
• złożyć w urzędzie skarbowym przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania,
   
• rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają one funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać.

Jeśli zatem podatnik spełnia wymienione warunki, to ma prawo do odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup kasy w deklaracji podatkowej dla celów VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Przy czym sposób dokonywania odliczenia ulgi uzależniony jest od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego (występuje kwota podatku do zapłaty), czy też podatek należny jest równy lub niższy od podatku naliczonego. W przypadku gdy w rozliczeniu występuje nadwyżka podatku należnego nad naliczonym - kwota dokonanego w danym miesiącu (kwartale) odliczenia, z tytułu nabycia kas rejestrujących, nie może być wyższa od nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (przykład 1).

W sytuacji gdy zobowiązanie podatkowe jest niższe od kwoty ulgi, prawo do odliczenia przenoszone jest na następne okresy rozliczeniowe.

Gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego, podatnik może otrzymać zwrot części kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne (przykład 2), lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W przypadku podatników świadczących usługi taksówek osobowych rozliczających się w formie ryczałtu, kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego.

Ponadto podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadkach naruszenia określonych w rozporządzeniu wykonawczym warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)