Przechowywanie faktur

W ciągu miesiąca wystawiamy kilka tysięcy faktur w formie papierowej. Czy możemy przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej?

Fakturą, w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Obowiązujące regulacje w zakresie VAT nie nakazują podatnikom przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Nie ma zatem żadnych przeszkód, aby np. faktury papierowe były przechowywane w formie elektronicznej, czy też odwrotnie.

Pamiętać jednak należy, że podatnicy zobowiązani są przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Natomiast w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej podatnicy są zobowiązani zapewnić również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Tak stanowi art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Art. 112a ust. 3 ustawy o VAT nakłada także dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Faktury te muszą być przechowywane w taki sposób, aby naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, miał dostęp on-line do tych faktur. Tak też uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.J. Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem podatnika, w ocenie którego przepisy ustawy o VAT nie sprzeciwiają się elektronicznej archiwizacji faktur wysyłanych do klientów w formie papierowej, o ile spełnione zostaną ustawowo określone warunki, w tym w szczególności:

• podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawianych przez niego faktur od momentu wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych,
   
• faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
   
• podatnik będzie miał możliwość zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (przy czym w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

Zatem jeżeli w sytuacji przedstawionej w pytaniu wszystkie wskazane warunki zostaną spełnione, podatnik może przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej.