Wystawianie faktur

Obowiązek wystawiania faktur

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

3) WDT na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Podatnicy, co do zasady, nie mają obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku w myśl art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Mimo to, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, mają oni obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi.

Fakturę taką należy wystawić, jeżeli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania do jej wystawienia w ciągu 3 miesięcy od momentu sprzedaży dotyczy także czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, oraz otrzymania całości lub części zapłaty przed ich wykonaniem, z wyjątkiem przypadku gdy zapłata dotyczyć będzie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 (media, najem, usługi ochrony osób itp.).

Oznacza to, że podatnicy zobowiązani są do wystawienia faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jeśli osoby te wystąpią z takim żądaniem (nie dotyczy to dostaw mediów, najmu, itp.).

Przy czym nie można żądać wystawienia faktury przez rolnika ryczałtowego w odniesieniu do dostawy produktów rolnych i świadczenia usług rolniczych, które są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Rolnicy ryczałtowi są bowiem zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.

Katalog danych, które powinna zawierać faktura określa art. 106e ustawy o VAT.

Termin wystawiania faktur

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym w art. 106i ust. 7 ustawy wskazano dodatkowo, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym czynność ta miała miejsce.

W odniesieniu do niektórych czynności terminy wystawiania faktur zostały uregulowane w sposób szczególny.

Faktury zaliczkowe

Także otrzymanie części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi zobowiązuje podatnika do wystawienia faktury (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy). Dane, jakie powinna zawierać taka faktura określa art. 106f ust. 1 ustawy i są to m.in.: data wystawienia faktury, jej numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, otrzymana kwota zapłaty, dane dotyczące zamówienia lub umowy, kwota podatku.

Jeśli faktura dokumentuje czynności niepodlegające opodatkowaniu w Polsce, to podatnik nie musi uwzględniać w niej m.in. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen a także stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto (art. 106e ust. 5 pkt 1 ustawy w powiązaniu z art. 106f ust. 2).

Nie ma wprawdzie konieczności oznaczania tej faktury jako zaliczkowa, ale może to być ułatwienie dla podatników. W przypadku gdy faktura zaliczkowa (bądź kilka faktur zaliczkowych) nie obejmie całej należności, jaka ma zostać zapłacona przez nabywcę, to sprzedawca po wydaniu towaru (lub po wykonaniu usługi) ma obowiązek wystawić fakturę końcową przy zastosowaniu zasad ogólnych - czyli nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Wówczas, w myśl art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, na fakturze końcowej sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Ponadto taka faktura końcowa powinna zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.