Czynsz za najem lokalu płatny gotówką - ujęcie w kosztach podatkowych

"(...) Spółka rozważa możliwość zawarcia umowy najmu lokalu, który stanowiłby jej koszt uzyskania przychodu. Umowa najmu zostałaby zawarta na czas nieokreślony lub na czas określony. W umowie najmu wskazany zostałby okres rozliczeniowy wynoszący 1 miesiąc oraz wynagrodzenie należne wynajmującemu za 1 okres rozliczeniowy. (...)

Spółka zamierza regulować płatności z tytułu czynszu najmu w formie gotówki. (...)

1. Czy wydatki Spółki związane z zapłatą czynszu za najem będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w świetle art. 15d updop, w przypadku gdy kwota płatności wynikająca z umowy najmu za 1 okres rozliczeniowy (1 miesiąc) wyniosłaby 10.000 zł (nie przekroczyłaby kwoty 15.000 zł), w przypadku umowy na czas nieokreślony?
    
2. Czy wydatki Spółki związane z zapłatą czynszu za najem będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w świetle art. 15d updop, w przypadku gdy kwota płatności wynikająca z umowy najmu za 1 okres rozliczeniowy (1 miesiąc) wyniosłaby 10.000 zł (nie przekroczyłaby kwoty 15.000 zł), w przypadku umowy na czas określony?

(...) w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. (...)

W tym miejscu podkreślić należy, że pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności. Wskazać bowiem należy, że regulacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wyraźnie odnoszą się do transakcji - bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji.

(...) W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Dlatego też pod pojęciem "jednorazowa wartość transakcji" należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15.000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15.000 zł.

(...) Bazując na tych regulacjach, pojęcie "transakcja" należy odkodować jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostawa towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Tożsame stanowisko zostało przedstawione w odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 8 lutego 2017 r. na interpelację nr 9279 w sprawie wyjaśnienia wątpliwości dotyczących znowelizowanych przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustaw o podatku dochodowym, w zakresie określenia limitów płatności gotówkowych.

Jak wynika z powołanego pisma, przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Art. 22 ust. 1 uosdg nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, że może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych. Trzeba przy tym podkreślić, że art. 22 uosdg nie wprowadza czasowego ograniczenia okresu sumowania wielu płatności, składających się na pojedynczą transakcję. Może się zatem okazać, że jedna transakcja obejmuje transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat (np. w przypadku zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy umowa o roboty budowlane).

W konsekwencji, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania - co dotyczyć może między innymi umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony - wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie (podkreśl. red.).

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, zgodzić należy się z Wnioskodawcą, iż w przypadku umowy najmu zawartej na czas nieokreślony limit 15.000 zł wskazany w art. 22 uosdg odnosi się do umownie ustalonego okresu rozliczeniowego (w przedmiotowej sprawie - 1 miesiąca) jako jednorazowej transakcji, którą w takim przypadku będzie czynsz najmu za jeden okres rozliczeniowy (podkreśl. red.).

Nie można jednocześnie zgodzić się z Wnioskodawcą, że takie same skutki, w kontekście rozpatrywanych przepisów, będzie miało zawarcie umowy najmu na czas określony. W takim bowiem przypadku z samej treści umowy będzie wynikać całkowita wartość transakcji. Strony umowy najmu ustalając wysokość czynszu oraz określając czas przez jaki umowa ma obowiązywać, z góry znają więc sumę przysługujących im wierzytelności (w przypadku wynajmującego) i ciążących na nich zobowiązań (w przypadku najemcy) z tytułu tej umowy. Znana jest zatem ogólna wartość transakcji, zatem to do niej, nie do poszczególnych okresów rozliczeniowych (czynszów najmu), odnosić będzie się pojęcie jednorazowej wartości transakcji. Dla oceny przestrzegania obowiązku, o którym mowa w art. 22 uosdg, decydująca będzie w takim przypadku suma wierzytelności przysługujących wynajmującemu, tj. suma czynszów przypadających wynajmującemu za czas trwania umowy. W sytuacji zatem, gdy suma czynszów wynikająca z umowy najmu zawartej na czas określony przekroczyłaby limit 15.000 zł, wskazany w art. 22 uosdg, to w przypadku płatności za czynsz najmu dokonywanych w formie gotówkowej, wydatków tych nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a w przypadku ich zaliczenia zastosowanie znajdzie art. 15d ust. 2 updop (podkreśl. red.). (...)"

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 marca 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.12.2017.2.MM)

Od redakcji:

Należy zwrócić uwagę, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych z 12 stycznia 2018 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.217.2017.2.MM oraz z 22 listopada 2017 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.144.2017.2.TW, zajął stanowisko, z którego wynika, że w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony, do momentu, w którym podatnik wie, że limit 15.000 zł nie został przekroczony, płatności mogą być dokonywane w gotówce (z dniem dokonania pierwszej płatności podatnik nie wie, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wie, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania ww. limit nie zostanie przekroczony). Natomiast w miesiącu, w którym wartość transakcji narastająco przekroczy limit 15.000 zł, płatności z tytułu zawartej umowy od tego momentu powinny być dokonywane bezgotówkowo, aby mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Pisaliśmy o tym w rozdz. II ppkt 1.2. "Limit płatności gotówkowych przy umowach zawartych na czas nieokreślony.