Korygowanie dokumentów VAT

Czynni podatnicy VAT mają prawo korygowania swoich rozliczeń. Mogą korygować zarówno dokumenty sprzedaży, jak i złożone w urzędzie skarbowym deklaracje.

Dokumenty, które potwierdzają dokonywane przez podatników transakcje podlegające opodatkowaniu, muszą być nie tylko prawidłowe pod względem formalnym, ale też muszą odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji. Ich korygowanie odbywa się również w sposób określony ściśle w przepisach ustawy o VAT.

Dokumentami korygującymi stosowanymi przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą są faktury korygujące oraz noty korygujące. Oba te dokumenty służą do poprawiania błędów w wystawionej fakturze.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, faktury korygujące wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu,

2) udzielono opustów i obniżek cen,

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Wystawiona przez podatnika faktura korygująca powinna zawierać informacje wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy. W zależności od tego, co było przyczyną korekty, wystawienie faktury korygującej spowodować może zmniejszenie zobowiązania podatkowego lub też jego zwiększenie. Sytuacje te odmiennie rozlicza się w deklaracji VAT.

Podatnik VAT ma także prawo, a w niektórych przypadkach obowiązek, korygowania danych zawartych w złożonej uprzednio deklaracji podatkowej. Deklaracja VAT zawierać musi prawidłowe dane, zgodne z rzeczywistym przebiegiem transakcji, dlatego też błędy w złożonym przez podatnika rozliczeniu powinny zostać niezwłocznie przez niego poprawione.

Korekta deklaracji VAT polega technicznie na ponownym jej wypełnieniu i wskazaniu odpowiedniego kwadratu w pozycji 7. Podatnik nie ma obecnie obowiązku dołączania do deklaracji korygującej pisemnego wyjaśnienia przyczyn złożenia korekty.

Wypełniając korektę deklaracji VAT podatnik powinien wpisać w niej prawidłowe wartości w poszczególnych pozycjach. Nie ma konieczności wskazywania, w której pozycji dokonywane są zmiany w stosunku do pierwotnie złożonej deklaracji. Urząd skarbowy dysponując deklaracją pierwotną i korygującą samodzielnie jest w stanie ustalić, które dane zawarte w deklaracji zostały zmienione.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 81 § 1 i 1a Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.), prawo do skorygowania uprzednio złożonej deklaracji przysługuje podatnikom, płatnikom i inkasentom, a także osobom, które były wspólnikami spółki cywilnej w chwili rozwiązania spółki.

Ustawodawca wyznaczył przy tym ramy czasowe, w których możliwe jest złożenie prawnie skutecznej korekty deklaracji. W art. 81b § 1 Ordynacji podatkowej wskazano, iż uprawnienie do skorygowania deklaracji:

1) ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej - w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą - jeżeli w tym okresie podatnik złoży korektę deklaracji organ podatkowy zawiadomi go pisemnie o jej bezskuteczności,

2) przysługuje nadal po zakończeniu:

a) kontroli podatkowej,

b) postępowania podatkowego - w zakresie nieobjętym decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego.

W przypadku niektórych błędów w deklaracji podatnik może się spodziewać, że właściwej korekty dokona organ podatkowy. Na podstawie art. 274 Ordynacji podatkowej, w razie stwierdzenia, że złożona przez podatnika (płatnika czy inkasenta) deklaracja zawiera błędy rachunkowe i inne oczywiste omyłki, bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, sam organ podatkowy deklarację tę powinien skorygować dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień. Korekta dokonywana jest przez organ podatkowy wyłącznie w przypadku, gdy zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty, nie przekracza kwoty 5.000 zł.

W deklaracji VAT-7 za styczeń 2018 r. wykazałem sprzedaż towarów opodatkowanych 8% stawką VAT, która okazała się błędna. Jak zaznaczyć, która pozycja deklaracji jest korygowana? Czy konieczna będzie zapłata odsetek za zwłokę?

Deklaracja VAT zawierać musi prawidłowe dane, zgodne z rzeczywistym przebiegiem transakcji, dlatego też błędy w złożonym przez podatnika rozliczeniu powinny zostać niezwłocznie przez niego poprawione. Poprawienie błędów polega na ponownym złożeniu formularza deklaracji, przy czym należy pamiętać o wpisaniu już poprawnych wszystkich danych i zaznaczeniu, iż jest to deklaracja korygująca.

Nie ma konieczności wskazywania, w której pozycji dokonywane są zmiany w stosunku do pierwotnie złożonej deklaracji.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, ze względu na zastosowanie obniżonej stawki VAT, po stronie podatnika powstała zaległość podatkowa, którą podatnik musi uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Im szybciej takiej korekty i wpłaty zaległości dokona, tym odsetki będą niższe.